• Roberto Kirizawa

Organize suas metas com o método GTD

Tempo de leitura: 9 minutos


Você já conhece os conceitos sobre o método GTD (Getting Things Done), criado por David Allen?

O livro sobre o assunto foi publicado em português com o nome A Arte de Fazer Acontecer.

Ele já vendeu milhões de exemplares e muitas pessoas utilizam este método como forma de organizar suas vidas.

Caso tenha interesse em conhecer o livro, clique aqui.

A grande sacada é que o GTD consegue organizar as tarefas e projetos de tal forma que sempre se sabe o que fazer para que elas continuem andando.

Sabendo utilizar o processo, consegue-se estabelecer as prioridades, gerando assim grandes resultados.

Como funciona o método GTD

Basicamente o sistema baseado no método GTD faz com que todas as demandas que aparecem em sua vida sejam capturadas em um sistema único e confiável.

Desta forma, quanto mais demandas forem inseridas no sistema, menos sua mente terá que se preocupar em lembrar sobre estas tarefas.

Assim, ela fica livre para focar no que ela realmente é boa:

  1. Criar;

  2. Imaginar;

  3. Gerar conexões;

  4. Estabelecer soluções.

O que o GTD faz com sua mente

Nossa mente, apesar de ser uma excelente ferramenta criativa, é péssima como repositório de dados.

Ela não foi criada para ter que ficar armazenando informações.

Isto a sobrecarrega e te deixa estressado, sem conseguir focar no que precisa.

Além disso, tarefas a serem feitas, ou que estão incompletas causam:

  1. Demanda mental desnecessária;

  2. Dificuldade em prestar atenção em um determinado assunto, pois fica sempre se lembrando que existem outras coisas que também precisam da sua atenção.

Mas o oposto também é verdade.

Quando uma tarefa é completada, sentimos um grande alívio em não ter mais que ficar nos preocupando com aquele assunto.

Me lembro que vi uma pesquisa em que percebeu-se que os garçons sempre se lembravam dos detalhes dos pedidos das mesas que ainda não tinham fechado a conta.

Mas assim que as contas eram fechadas, aquelas informações eram automaticamente deletadas da memória.

E isso tem muito a ver com este processo cognitivo que temos por natureza.

Enquanto uma tarefa não está finalizada ela fica ocupando nossa mente até que ela seja finalizada.

As etapas do método GTD

O método GTD foi dividido em 5 etapas. São elas:

  1. Coletar;

  2. Processar;

  3. Organizar;

  4. Revisar;

  5. Fazer.

Etapa 1 do método GTD

A etapa 1 do método GTD é coletar.

Ou seja, todas as demandas que aparecerem em nossas vidas devem ser devidamente coletadas em uma caixa de entrada, logo que aparecerem.

Não se deve esperar um momento mais propício para realizar a coleta, ou deixar para depois.

Portanto faça a coleta na hora em que a demanda aparecer.

A caixa de entrada pode ser um meio físico ou digital.

Eu acho interessante termos as 2 opções.

Para a caixa de entrada digital, utilize um aplicativo que possa ser utilizado de forma sincronizada em diversas plataformas.

Que dê para ser utilizado no computador, no smartphone, no tablet e assim por diante.

Este aplicativo servirá para capturar as demandas em forma de ideias e tarefas em todo e qualquer lugar que você estiver.

Agora, para a caixa de entrada física, utilize um daqueles escaninhos de mesa para colocar:

  1. Boletos de chegarem por correio;

  2. Avisos que receber em papel impresso;

  3. E qualquer outro documento que precise que seja tomada uma ação. Eu aconselho escanear e jogar fora os originais dos documentos que for possível.

Isso evitará ocupar espaço físico, irá gerar menos bagunça e ainda você poderá anexar o documento escaneado num uma tarefa em sua caixa de entrada digital.

Não complique as coisas

Existe a possibilidade de ser ter várias caixas de entrada, tanto digitais como físicas.

Mas eu desaconselho totalmente este tipo de prática.

Afinal de contas estamos querendo simplificar nossas, e não complicar ainda mais.

Quanto mais caixas de entrada você tiver, mais complexo será para administrar e revisar todas elas.

A ação mais importante para que o método GTD funcione

A coleta das demandas nas caixas de entrada é onde tudo começa.

Logo, é necessário muita disciplina com esta ação.

Se lembrou que tem que comprar algo, anote na mesma hora em sua caixa de entrada.

Caso precise fazer uma pesquisa sobre um determinado assunto para completar um relatório, insira esta nova demanda imediatamente na caixa de entrada.

Faça isso até que se torne algo automático.

Com o tempo irá fazer sem perceber.

As coisas começarão a andar naturalmente.

Etapa 2 do método GTD

Na etapa 2 do método GTD é hora de processar todos os itens que foram inseridos na caixa de entrada.

Entende-se como processar, dar o devido encaminhamento.

Para entender qual é o melhor encaminhamento a se dar para cada item, faça as seguintes perguntas para si mesmo:

  1. Tenho que fazer algo para que este item seja atendido?

  2. Se sim, o que tenho que fazer?

  3. Qual é a próxima ação a ser feita para que o item esteja sendo encaminhado rumo a ser completado.

Caso você perceba que não é necessário fazer nada com o item, pode-se dar 3 destinos para ele:

  1. Colocar numa pasta do seu gerenciador de tarefas chamada Um dia / Talvez. Para que seja resgatado no momento propício da execução;

  2. Colocar numa pasta chamada Referência. Quando for o caso de ser apenas um material de possível consulta;

  3. Enviar para a lixeira. Se o item não se encaixar em nenhuma das alternativas anteriores.

Mas se perceber que é necessário uma próxima ação para que o item caminhe rumo sua execução, você pode:

  1. Encaminhar o item para a pasta de Tarefas, caso apenas uma única ação já finalize a demanda;

  2. Mudar para a pasta Projetos, quando perceber que terá que realizar diversas atividades para conseguir atender a demanda.

Quando uma demanda vira um projeto, sempre coloque qual será a próxima ação necessário a ser efetuada para que o projeto continue andando.

Assim, evita-se a procrastinação em ver um projeto complexo na lista e não saber exatamente o que fazer para dar o próximo passo a fim de mantê-lo no rumo de sua finalização.

Da mesma forma, assim que conseguir realizar uma atividade de um projeto, é necessário já deixar o próximo engatilhado para ser efetuado assim que tiver tempo.

Uma dica importante

Uma dica importante é fazer imediatamente quando uma demanda gastar menos de 2 minutos para sua realização.

Isso porque não vale a pena gastar tempo coletando na caixa de entrada e processando esta demanda, sendo que sua realização irá gastar menos tempo do que sua administração no sistema.

Fora que ao realizar imediatamente estas pequenas demandas que aparecem no dia a dia, também gera uma boa sensação de que está sendo produtivo.

Gerenciamento de tarefas

Temos que lembrar que existem tarefas que necessitam ser delegadas. Neste caso, delegue-a e mova a tarefa para uma pasta chamada Em espera.

Não esqueça de colocar as informações de para quem você delegou, e qual o prazo que foi dado.

Existem também tarefas que serão executadas por você mesmo.

E quando elas tiverem data certa para serem executadas, é necessário colocá-las no seu gerenciador de tal forma que ele te avise quando chegar o dia e hora para execução.

Por exemplo, ir à consulta do dentista.

Nunca esqueça de deixar elencadas o máximo de tarefas que consiga visualizar dentro de cada projeto.

Assim, sempre saberá o que fazer nas horas em que tiver tempo livre.

Etapa 3 do método GTD

Na etapa 3 do método GTD, é necessário organizar as tarefas por contexto, para saber sempre o que fazer em qualquer situação em que esteja.

Estes contextos servem como filtros para as ações.

Nos gerenciadores de tarefas em geral, existe a possibilidade de colocar tags, que são os marcadores de contexto.

Utilize os seguintes marcadores de contexto:

  1. Lugar; para saber o que fazer quando estiver com a possibilidade de realizar ligações, ou estiver enviando e-mails, ou estiver no escritório, na rua e assim por diante.

  2. Tempo; para saber se tal tarefa irá ocupar pouco ou muito tempo. Assim poderá puxar rapidamente qual tarefa fazer quando ainda tem 15 minutos no escritório antes de sair para o almoço e situações parecidas.

  3. Energia; para poder filtrar tarefas que exigem mais ou mais energia, seja física ou intelectual.

  4. Prioridade. Para poder filtrar quais as tarefas que precisam de uma ação mais imediatamente ou não.

Dessa forma, você sempre saberá o que fazer.

Independente de quanto tempo tenha, ou em qual local esteja.

Etapa 4 do método GTD

Na etapa 4 do método GTD é necessário revisar as listas para manter o sistema confiável.

É aconselhável fazer esta revisão semanalmente.

Apesar de que a coleta é feita diariamente.

A única maneira de não se perder e ficar estressado, tendo que lembrar de tudo que é necessário fazer, é poder confiar que o sistema que se está utilizando funciona.

Etapa 5 do método GTD

Finalmente, na etapa 5 do método GTD, chegou a hora de botar a mão na massa e fazer acontecer.

A teoria é muito bonita, mas sem colocá-la em prática, nenhum benefício citado aqui será conquistado.

Portanto, aproveite este momento e monte e organize seu sistema para que possa coletar todas as demandas e dar o devido encaminhamento.

Desta forma, evitando a perda de foco e produtividade pela falta do processo correto e necessário.

 

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Muito obrigado e até a próxima.


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