• Roberto Kirizawa

Lista de Tarefas

Tempo de leitura: 7 minutos


Você já utiliza a famosa lista de tarefas para controlar o que tem que fazer durante o dia?

Pois é.

Eu utilizo a muito tempo e hoje vou te contar o lado bom e o ruim de se utilizar a lista de tarefas.

Como comecei a utilizar a lista de tarefas

Eu comecei a utilizar a lista de tarefas quando comecei a trabalhar com TI, que pra quem não sabe é abreviação de Tecnologia da Informação, ou seja… informática.

Era o começo da minha carreira e logo percebi que tinha muitas coisas para fazer e era muito complicado ter que ficar lembrando delas toda toda hora.

Então, mesmo nunca tendo ouvido falar em lista de tarefas, comecei a criar minhas próprias listas, que eram feitas basicamente dobrando um papel sulfite até que ele pudesse caber no bolso da camisa.

Como eu usava minha lista de tarefas

Bom, então eu pegava aquele papel sulfite todo dobrado e ia escrevendo tudo que ia aparecendo para fazer.

Desde tarefas corriqueiras até tarefas que tinham a ver com algum projeto.

O papel sulfite dobrado funcionou para mim por um bom tempo.

Era prático, pois não pesava nada para carregar no bolso.

E uma coisa muito importante: era barato.

Bastava pegar uma folha de sulfite que estava dando bandeira em algum lugar, dobrar e começar a escrever minha lista de tarefas.

Problemas que comecei a enfrentar

Este meu método, criado assim sem nenhum estudo aprofundado no assunto funcionou por bastante tempo.

Quando eu comecei a tomar conta de vários projetos ao mesmo tempo tive que arranjar um método para saber quais atividades pertenciam a quais projetos.

Aí sabe o que eu fiz?

Imagino que você ache que por eu trabalhar com informática eu criei um super programa para controlar todas minhas tarefas organizadas por projeto, certo?

Mas não.

Eu resolvi de forma bem mais simples e econômica.

Simplesmente passei a carregar mais papeis sulfites dobrados no bolso. rsrs

Então cada papel correspondia a um projeto.

Quando tinha uma tarefa a ser realizada no projeto X eu anotava no papel do respectivo projeto e assim por diante.

Isto me deu mais um bom tempo de sobrevida a este meu esquema de lista de tarefas.

Cuidado para não se desmotivar

Como era começo de carreira e eu não tinha muita experiência de vida, minha meta do dia era terminá-lo com minha lista de tarefas zerada.

Ou seja, conseguir riscar todas as tarefas que estava listadas.

Porém, eram poucos os dias em que eu consegui realizar esta façanha.

E isto começou a me aborrecer.

A sensação que eu tinha ao terminar o dia e ver minha lista de tarefas ainda com muitas coisas para fazer era de fracasso.

E terminar o dia correndo como um louco para poder riscar as tarefas e no final terminar com esta sensação estava me desmotivando bastante.

Até que depois de muito refletir o que eu estava fazendo de errado, eu percebi que existiam 2 fatores cruciais que impactam a quantidade de coisas escritas na lista de tarefas.

  1. Projetos sempre tem atividades que dependem de outras para começar ou prosseguir. Não adianta querer adiantar, é necessário ter calma aguardando o devido momento para determinada atividade iniciar.

  2. Este é o mais importante: enquanto estamos vivos, principalmente quando você é uma pessoa interessada e empreendedora, sempre haverá oportunidades de melhoria e coisas aparecendo para se fazer no seu dia. Você terá que aprender a lidar com isso.

Como lidar com isso

Eu tive que aprender na marra a lidar com essa situação.

Comecei a escrever em vermelho as tarefas que eram mais importantes, para priorizá-las na hora de escolher o que fazer.

E dentro dos papeis de projeto que eu tinha eu os numerava para poder indicar quais eram os projetos prioritários.

Desta forma eu sempre podia saber o que era mais importante estar fazendo no momento em que eu ia escolher a próxima atividade a realizar.

Até que ponto eu mantive o esquema do papel sulfite

O esquema que eu montei do papel sulfite era bom e funcionava bem.

O problema é quando tinha muitos projetos andando em paralelo.

Era bastante papel para estar carregando.

Fora que chegava uma hora que esteticamente o papel já não estava tão apresentável.

Principalmente para abri-lo no meio de uma reunião e escrever algo mais.

Me lembro que muitas vezes chegaram a me presentear com uma agenda.

Acho que algumas pessoas ficavam com dó de mim, por estar escrevendo naqueles pedaços de papel.

Mas o fato é que era muito mais fácil carregar algumas folhas de sulfite no bolso da camisa do que ter que carregar uma agenda de mão para cima e para baixo.

Até cheguei a tentar usar umas agendas de mão que eu tinha ganhado, por serem muito bonitas e me senti na obrigação de pelo menos tentar.

Mas não deu muito certo.

Era normal perdê-las nas salas de reuniões ou em visitas.

Então eu continuei com o o meu esquema de folhas de sulfite até que começaram a aparecer os primeiros protótipos de smartphones.

Como ocorreu a transição

Na época a empresa chamada Palm entrou muito forte com seus aparelhos que tinham um sistema operacional capaz de controlar agendas, planilhas, documentos e listas de tarefas.

Experimentei adquirir um e fiquei maravilhado com o universo de possibilidades que o aparelhinho me abria.

Resolvi começar a controlar minha lista de tarefas nele.

Nesse momento percebi que finalmente tinha encontrado um substituto à altura das folhas de sulfite.

O bichinho era leve e fácil de carregar no bolso.

Desta forma eu não iria perder tão facilmente.

E ainda por cima eu podia controlar minha lista de tarefas separando-as por projeto.

Era possível escolher quais eram as tarefas prioritárias e deixá-las no começo da lista.

O melhor, de tudo era que conforme eu realizava as atividades, bastava clicar no quadradinho do lado da tarefa que ele era riscado e desaparecia da lista.

Fora isso ainda era possível escolher datas tanto para iniciar alguma tarefa, como também ter data limite para cumpri-la.

Lista de tarefas nos dias atuais

Hoje em dia existem tantas possibilidades que a gente fica perdido.

Existem inúmeros aplicativos com o intuito de controlar sua lista de tarefas.

Mas antes de sair baixando qualquer aplicativo, você tem que entender qual é o seu perfil.

Como você gosta de trabalhar e controlar sua lista de tarefas.

Acho que é importante ele estar sincronizado entre todos os seus dispositivos eletrônicos.

Seja smartphone, computador ou tablet, você deve ter condições de poder acessar sua lista de tarefas atualizada e editá-la sem problemas.

Acredito que a melhor maneira de usufruir da lista de tarefas é entender que ela é uma caixa de entrada que recebe todas as coisas que precisam que sejam tomadas alguma ação, em sua vida.

O livro A arte de fazer acontecer, escrito por David Allen pode te ajudar neste sentido.

Inclusive eu já criei um conteúdo sobre ele e vou deixar o link na descrição pra que você possa ter acesso a essa informação,

Conclusão

O fato é que você tem que estar ciente que uma lista de tarefas é criada para receber tudo que você tem que fazer e não quer esquecer.

Haverão tarefas que não serão para serem feitas neste momento e ficarão lá por algum tempo.

E está tudo bem.

Não se estresse e nem comece arrancar seus cabelos por ver sua lista de tarefas crescendo e achar que nunca vai dar conta dela.

Isso é a vida.

O que cabe a gente é saber o que é prioritário e essencial para a gente.

É aí que mora segredo de se usar com sabedoria a sua lista de tarefas.

Se você achou que este conteúdo teve valor para você e pode ajudar alguém que você conheça, compartilhe-o como demonstração de carinho.

Muito obrigado e até a próxima.


#listadetarefas #produtividade

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